Aktsionäride andmekaitsetingimused
Aktsionäride AS-i Tallinna Vesi aktsionäride andmekaitsetingimused (privaatsuspoliitika)
AS-i Tallinna Vesi (edaspidi Ettevõte) aktsionäride üldkoosoleku (edaspidi üldkoosolek) kokkukutsumise ja läbiviimise käigus (sh aktsionäride kirjalike otsuste vastuvõtmisel erakorralist üldkoosolekut kokku kutsumata) ning seoses aruannete koostamisega töödeldakse aktsionäride isikuandmeid. Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Ettevõte.
Isikuandmete töötlemise eesmärk on võimaldada Ettevõte aktsionäril osaleda üldkoosolekul ja teostada oma õigusi vastavuses Ettevõte põhikirja ja äriseadustikuga. Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Ettevõtte põhikirjast ja äriseadustikust ja Ettevõte börsi reglemendist tulenevate kohustuste täitmine.
Töödeldavad isikuandmed on:
- isiku tuvastamiseks vajalikud andmed: aktsionäri või tema (sh juriidilisest isikust aktsionäri) esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendava dokumendi andmed, andmed esindaja esindusõigust tõendava dokumendi (volikiri vmt) kohta;
- aktsionäri või tema esindaja kontaktandmed: eelkõige e-posti aadress, muud kontaktandmed (postiaadress, telefon);
- aktsiatega seotud andmed: aktsiate arv, osaluse suurus, väärtpaberikonto ja arvelduskonto number ja pank;
- andmed hääletamisel ja koosolekul osalemise kohta, sh andmed hääleõiguse teostamise kohta;
- aruandlusega seotud muud andmed.
Isikuandmete töötlemine seisneb eeskätt järgnevas:
- üldkoosoleku toimumisest teavitamine ja sellele registreerimine;
- üldkoosolekust osavõtmise õiguse ja hääletusõiguse kontrollimine ja andmete lisamine koosolekul osalejate nimekirja;
- osalemine hääletamisel ning elektrooniliste ja paberkandjal hääletussedelite kontrollimine;
- aktsionäri poolt Ettevõte juhatusele esitatud teabenõude, üldkoosoleku päevakorrapunktide osas esitatud küsimuste, täiendavate küsimuste üldkoosoleku päevakorda võtmise nõude ja üldkoosoleku päevakorrapunkti osas esitatud otsuse eelnõu menetlemine;
- üldkoosoleku protokolli ja selle lisade koostamine ning edastamine notarile ja äriregistrile;
- aktsiaraamatuga seotud aruandluse koostamine.
Ettevõte kogub üldkoosolekul osalemiseks ja aruannete koostamiseks vajalikke isikuandmeid otse aktsionäridelt, Eesti Väärtpaberiregistrilt, äriregistrilt.
Ettevõte jagab aktsionäri isikuandmeid kolmandate isikutega üksnes nõutavas ulatuses ning juhul, kui selleks on õiguslik alus. Aktsionäri isikuandmeid edastatakse vajadusel notarile, äriregistrile, Eesti Väärtpaberiregistrile. Nimetatud asutused töötlevad aktsionäri isikuandmeid iseseisvate vastutavate töötlejatena.
Ettevõte võib kaasata teisi isikuid (isikuandmete volitatud töötlejad) andmetöötlusesse, näiteks hääletuse läbiviimisega seotud toimingute tegemiseks.
Kaasatud isikud töötlevad aktsionäride isikuandmeid üksnes vastava andmetöötlusega seotud eesmärgil ja ulatuses Ettevõte nimel volitatud töötlejatena.
Andmesubjektina on aktsionäril vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele järgmised õigused:
- tutvuda andmetega;
- taotleda andmete parandamist;
- taotleda andmete kustutamist;
- piirata andmete töötlemist;
- esitada vastuväiteid andmete töötlemise kohta;
- taotleda andmete ülekandmist;
- esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kohtu poole, kui aktsionär leiab, et Ettevõte on rikkunud tema õigust isikuandmete kaitsele.
Aktsionär saab enda õigusi teostada vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruses ja teistes kohalduvates õigusaktides sätestatud tingimustele. Aktsionär saab pöörduda Ettevõte poole e-posti aadressil tvesi@tvesi.ee.
Ettevõte andmekaitse spetsialisti kontaktid on esitatud Ettevõte veebilehel https://tallinnavesi.ee/kontaktid/
Ettevõte säilitab aktsionäride isikuandmeid seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks järgnevalt: üldkoosolekute protokolle ja nende lisasid, samuti kõiki üldkoosolekute läbiviimisega seotud materjale säilitatakse vähemalt Ettevõte tegutsemisaja jooksul ning aruannete koostamisega seotud andmeid seitse aastat.